発売から1年あまりが経過した奉行iシリーズ。中でも給与奉行iは、徹底した法令遵守を基盤にして3つの視点に基づいた機能アップを実現しました。まずは、この3つの視点を改めて紹介しましょう。
1つ目の視点は「法令対応」です。複雑な有休管理が求められる改正労働法対応は言うまでもなく、新旧料率を保持できミスなくスムーズに業務を行える社会保険設定機能の強化、労働保険や雇用保険など、改正が頻繁で計算が複雑な法令に対応しています。
2つ目の視点は「管理機能強化」です。企業では正社員のほか、パートタイマー、アルバイトなど、さまざまな雇用形態の従業員が在籍しています。彼らをきちんと管理するためには、柔軟な機能設定が可能なソフトウエアが求められます。また、職能給や役員手当など等級に応じた給与計算も行う必要があります。このように、社員情報に即した労務・給与管理を実現するための機能が充実しました。
3つ目の視点は「リスクマネジメント」です。社員情報の更新漏れを防止し、就業規則、労働関連、社会保険、有給休暇など、規則に沿った労働管理の徹底を支援しています。給与処理月を進めるだけで自動的に社員情報の更新メニューが起動する機能や、更新作業をしないと給与処理作業ができない仕組みを搭載し、ミスやリスクを大幅な削減に貢献します。
そして今回、このように管理機能が大幅にレベルアップした給与奉行iに、さらに「マネジメント」の視点を加えて誕生したのがSPシステムです。このSPシステムは、給与奉行iの最上位グレードとして昨年10月に登場しました。経営者層の情報活用に重きを置いた3つの新機能が特長です。
景気低迷のピークから脱し回復傾向にある経済状況も、業績を上向きにするには、まだまだ時間と体力が必要です。体力をつける、つまり筋肉質の経営を目指すには、やはり徹底したコスト管理が重要です。特に一番のコスト要因である人件費の見直しは、早急に取りかからなければならない事項。そして人件費に大きく関わる、大半の企業が毎年実施している給与改定や賞与算定は、業界動向や企業業績、個人業績などを考慮し、徹底して比較検討を行い、最も妥当な結果を導き出さねばなりません。
では、「妥当な結果」を見つけるためには、企業は何をしたらよいのでしょうか。その答えは、まず適正な額を求めるための“シミュレーション”をすること。試算案の作成から始まり、その試算案を比較・検討・実施します。
このシミュレーションこそ、SPシステムの最も注目すべき新機能である「昇給・賞与シミュレーション」です。給与改定・賞与算定では、①賃金体系の構築（手当の見直し・賃金テーブルの変更）→②社員査定（昇格・昇給・人事評価）→③改定試算（試算・調整・修正試案）→④確定・適用（改定額の確定・改定月からの適用）というプロセスを踏みます。「昇給・賞与シミュレーション」では、このプロセスに対して、実務に即したシステムを構成しています。
具体的な「昇給・賞与シミュレーション」を見てみましょう。
賃金体系の構築に対応するシミュレーションシステムです。改定案を複数パターン登録し、そのパターンごとに異なる計算式やテーブルを利用して試算します。過去の改定履歴を保持できるので、複写して作成中の改定案に利用することも可能。効率的に行うことができます。
社員査定では、基本給や職能給など各種手当に対して、年齢・勤続年数・役職といった社員情報やテーブルを組み合わせて試算式を設定します。3次元テーブルを利用して改定額を自動計算することもできます。生年月日と入社年月日を入力しておけば、年齢・勤続年数を自動計算してテーブルに利用可能です。実年数または指定した基準日時の年数を利用するかも選択でき、さまざまなテーブルの活用幅も広がります。
改定試算の試算結果に対して、社員ごとに調整額を入力できる柔軟な調整機能があります。改定処理画面から直接テーブルを修正することで、賃金テーブルの書き換えに伴うベースアップやベースダウンの試算結果もスピーディに出すことができます。さらに給与改定では、現段階での社員情報の計算単価と計算後単価における増減額を確認。賞与算定では計算単価のほかに、指定した過去の算定結果を選択できるため、例えば、前年夏季賞与の算定額と比較しながら、今年の試算を行うという利用方法も想定できます。
SPシステムの注目機能である「昇給・賞与シミュレーション」のほかにも、給与奉行iに2つの新機能を用意しました。
まず「有休消化状況の管理」です。改正労働基準法でも「休日・休暇の確保」が強調されているように、健康管理が今後ますます重要視されます。消化すべき休暇を社員が取得できているか否かについての確認は、企業のリスクマネジメントにも関わること。今回の新機能では、有休付与・消化日数・残日数の自動計算に加え、消化率・平均値を管理できる有休消化状況一覧表を搭載し、社員別や部門別で有休消化状況を比較しながらチェックできるようになりました。
もう一つの新機能は「毎月勤労統計調査表作成」（Sシステム・SPシステムに搭載）です。社員データと毎月の給与・賞与データから、調査票に必要な情報を自動集計します。転記用資料を自動作成するので、調査対象事業所に選ばれても安心して報告業務を行えます。
【調査項目：(1)常用労働者数②パートタイム労働者数、(2)出勤日数・実労働時間数、(3)現金給与額】
毎月勤労統計調査とは
厚生労働省が、賃金や労働時間、出勤日数、労働者数の動きを毎月調査し、毎月勤労統計調査結果として公表します。この情報は、都道府県の各種政策や保険料改定時の指標とされます。調査対象事業所は、常用労働者5人以上の約180万事業所から無作為に抽出した約33,000事業所とされ、約3年間報告する義務が発生します。報告方法は所定の調査票へ記入するかオンライン入力することも可能です。
適正で的確な昇給・賞与のシミュレーションは、人件費管理のレベルを上げ、コスト意識を高める重要な機能です。それにこれらの機能は、経営マネジメントはもちろんのこと、従業員それぞれの仕事や能力に対する見直し・棚卸にもなるはずです。有休消化状況の把握、毎月勤労統計調査表の作成といった労務に関わる管理の強化は、土台となる「人」を強くし、企業そのもの成長を図るための重要な要素です。業務担当者にとっても、経営者にとっても有益をもたらす
給与奉行i SPシステムをぜひご検討ください。
